Sie sorgen für sichere Daten

Sie sorgen für sichere Daten

Gar nicht trocken, sondern bunt und spannend - so beschreibt Bettina Schröder ihre Arbeit als Datenschutzbeauftragte des LWV Hessen. Nun hat sie Verstärkung bekommen. Seit dem 1. März steht ihr Benedikt Kothe als Stellvertreter zur Seite. Gemeinsam setzen sie die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) um, beraten Kolleginnen und Kollegen aus allen Bereichen und gestalten Arbeitsprozesse mit.

KASSEL. Bettina Schröder und Benedikt Kothe kennen nahezu jede Abteilung des LWV. Auch die Schulen und den Forstbetrieb in Haina. Und sogar manche der externen Dienstleister. Denn sie müssen immer dann beteiligt werden, wenn es um den Umgang mit sensiblen Daten geht. "Wir haben mit allen Bereichen und sehr unterschiedlichen Menschen zu tun und schauen über den Tellerrand hinaus", erklärt Bettina Schröder schmunzelnd.

Seit 2012 ist die 56-Jährige die Datenschutzbeauftragte des LWV. "Trocken" ist laut Bettina Schröder nur der Gesetzestext, der im Regal hinter ihrem Schreibtisch im Ständehaus steht, samt mehrerer Ordner voller Erläuterungen. "Die Auswirkungen, die das Gesetz auf unsere tägliche Arbeit hat, machen es wirklich interessant", betont sie.

ALLTAGSGESCHÄFT MITGESTALTEN

Das sieht auch Benedikt Kothe so, der seit Anfang März der neue Mitarbeiter der Stabsstelle Datenschutz und Stellvertreter von Bettina Schröder ist. Bis dahin hat sie den Aufgabenbereich überwiegend allein gestemmt. "Das war nicht mehr machbar", sagt sie. Fragt man den 21-Jährigen, warum er sich ausgerechnet für den Datenschutz entschieden hat, dann kommt die Antwort ohne zu zögern. "Ich wollte gern selbstständig arbeiten und das Alltagsgeschäft mitgestalten. Wir werden bei sehr vielen Prozessen gefragt und um unsere Stellungnahmen gebeten. Das macht die Arbeit vielfältig und spannend."

Dass Benedikt Kothe die Abwechslung liebt, zeigt sich auch an seinem Hobby - dem Reisen. "Ich versuche, in jeder freien Minute unterwegs zu sein, gern auf Schiffen", erzählt er. Auch sein erster Kontakt zum LWV gestaltete sich 2012 abwechslungsreich. Im Rahmen eines einjährigen Praktikums während der Fachoberschule lernte er die Öffentlichkeitsarbeit und verschiedene andere Abteilungen wie den Bereich IT-Sicherheit und das Archiv kennen. 2014 begann er mit 17 Jahren als Inspektoranwärter sein Duales Studium Bachelor of Arts Allgemeine Verwaltung und war zuletzt als Sachbearbeiter bei einem Regionalmanagement des Fachbereichs für Menschen mit geistiger Behinderung eingesetzt. 2018 wurde er außerdem als Stellvertreter in die Schwerbehindertenvertretung der Hauptverwaltung Kassel gewählt.

Auf seine neue Aufgabe als Datenschützer hat sich Benedikt Kothe im Vorfeld mit verschiedenen Fortbildungen vorbereitet. Ebenso wie Bettina Schröder ist er zertifizierter Datenschutzbeauftragter. Doch das allein reicht nicht aus, da sind sich beide einig. "Leider gibt es noch kein anerkanntes Berufsbild für Datenschutzbeauftragte. Das führt oft zu Problemen und Wildwuchs", erklärt Bettina Schröder. Dem Duo ist es wichtig, immer auf dem Laufenden zu sein und sich auch mit anderen auszutauschen, in überregionalen Arbeitsgruppen und der Zusammenarbeit mit dem hessischen Datenschutzbeauftragten. "Schließlich ist der Datenschutz ein Qualitätsmerkmal der Arbeit des LWV", betont Bettina Schröder.

ANTIKORRUPTIONSBEAUFTRAGTE

Beide haben noch einen zweiten Aufgabenbereich - als Antikorruptionsbeauftragte des LWV. "Wir beraten die Kolleginnen und Kollegen zum Beispiel, wenn es um die Frage geht, ob Geschenke angenommen werden dürfen oder ob Ausschreibungen in Ordnung sind", erklärt Bettina Schröder. Doch der Schwerpunkt ihrer Arbeit liegt im Moment eindeutig auf dem Datenschutz. "Das ist der neuen Datenschutzgrundverordnung geschuldet. Wir versuchen ständig, die Prozesse zu optimieren. Doch das geht nicht von heute auf morgen."

Zu den Aufgaben von Bettina Schröder und Benedikt Kothe gehört es, Kolleginnen und Kollegen an allen Verwaltungsstandorten über die Vorgaben der Europäischen Datenschutzgrundverordnung und andere Gesetze zu informieren - in Kassel, Darmstadt, Wiesbaden, in den Schulverwaltungen in Friedberg, Homberg/Efze, Frankfurt, in Frühförderstellen und Internaten. Sie beraten die einzelnen Abteilungen darin, wie sie diese Vorgaben bezogen auf den jeweiligen Arbeitsalltag umsetzen können und bieten Unterweisungen an. "Und wir sind auch dafür da, zu überprüfen, ob die Gesetze und internen Richtlinien eingehalten werden", sagt Benedikt Kothe. In allen Prozessen, bei denen der Datenschutz eine Rolle spielt, werden die beiden zu Rate gezogen. "Die Fachbereiche selbst müssen bewerten, welche Risiken die jeweilige Art der Verarbeitung hat. Etwa, wie hoch das Risiko ist, dass Akten bei einem Einbruch gestohlen werden. Sie müssen prüfen, ob die vorhandenen Schutzmaßnahmen ausreichen oder weitere erforderlich sind. Ob zum Beispiel eine Alarmanlage installiert werden muss", erklärt Benedikt Kothe.

VIEL UNTERWEGS

Die beiden sind auch dafür zuständig, dass externe Dienstleister, die Daten im Auftrag des LWV verarbeiten (etwa bei der Aktenvernichtung), die gesetzlichen Vorgaben und ihre vertraglich festgelegten Pflichten einhalten. "Wir fordern schon vor der Auftragsvergabe Datenschutz- und Sicherheitskonzepte an und prüfen in einigen Fällen auch am Firmensitz." Dasselbe gilt für LWV-Beschäftigte, die im Home-Office arbeiten. "Auch sie müssen sich an die Vorgaben halten. Und wir schauen von Zeit zu Zeit direkt vor Ort, ob sie das tun", erläutert Bettina Schröder. "Wir sind viel unterwegs. Das ist zwar zeitaufwendig, aber auch immer wieder interessant."

Nicht immer ist es einfach, die Kolleginnen und Kollegen für die Anforderungen des Datenschutzes zu begeistern. "Wir wissen, dass die tägliche Arbeit bereits viel Raum einnimmt. Und dann kommen wir noch und sagen, wie wichtig der Schutz der Daten ist. Wir müssen immer die Balance zwischen 'notwendig' und 'machbar' finden. Wichtig ist, dass am Ende des Tages eine gute und von allen akzeptierte Vorgehensweise gefunden wird", betont Bettina Schröder. Gelungen sei das beispielsweise bei der Anpassung der Formulare an die Vorgaben der DSGVO. Obwohl viele durch das Projekt zur Gesamtsteuerung der Teilhabe stark eingebunden gewesen seien, arbeiteten sie bei der Änderung der Formulare mit.

KOMMUNIKATION UND KOLLEGIALITÄT

Kommunikation und Kollegialität spielen auch außerhalb ihrer Arbeit im Ständehaus eine wichtige Rolle. Bettina Schröder ist ehrenamtliche Betreuerin und seit vielen Jahren politisch aktiv. In ihrer Heimatgemeinde Ahnatal, wo sie mit ihrem Mann lebt, ist sie Vorsitzende der Gemeindevertretung, daneben ist sie stellvertretende Kreistagsvorsitzende. "Ich mache das, weil ich so auf der kommunalen Ebene etwas bewirken kann für den Ort und den Landkreis, in dem ich lebe. Das treibt mich an", sagt sie.

Auch beruflich ist sie mit ganzem Herzen dabei. Sie hat Englisch, Russisch, Tschechisch und Betriebswirtschaft studiert und nach ihrem Magisterabschluss noch eine Ausbildung als Programmiererin bei Siemens absolviert. Bei Viessmann betreute sie die IT-Kollegen im Ausland, 1992 kam sie zum LWV, wo sie zunächst als Organisationsprogrammiererin gearbeitet hat und dann in der Revision. "Dort habe ich die IT-Revision mit aufgebaut, die war zu der Zeit noch in den Kinderschuhen", erinnert sie sich. "Die IT-Revision prüft, vereinfacht gesagt, ob verbandsinterne UND gesetzliche Regelungen im Bereich der Datenverarbeitung und IT-Sicherheit eingehalten werden."

Nun setzt sie sich gemeinsam mit Benedikt Kothe und im engen Kontakt zur Verwaltungsspitze dafür ein, dem Datenschutz im LWV das nötige Gehör zu verschaffen. Das ist aus ihrer Sicht durch die ausführliche Berichterstattung der vergangenen Monate auf jeden Fall leichter geworden. "Der Datenschutz ist im den Köpfen der Menschen angekommen. Sie sind neugierig, teilweise aber auch stark verunsichert und hinterfragen, ob ihre Daten bei uns sicher sind." Und Benedikt Kothe betont: "Das Thema ist aufgrund der DSGVO viel stärker im Bewusstsein."

Meike Schilling