Fragen & Antworten aus der Schulung "Qualitäts- und Wirtschaftlichkeitsprüfungen"

Ist die 15%-Regelung des Einsatzes von qualifizierten Hilfskräften bezogen auf den Einzelfall?

Die 15%-Regelung orientiert sich an der Gesamtzahl der zu erbringenden Leistungen und nicht individuell am Einzelfall.

Bei rein amublanten Leistungen regelt jeder Mitarbeitende seinen Dienst selbst. Es gibt keine Dienstpläne. Außerdem können sich wöchentlich viele Änderungen ergeben. Was soll als Nachweis dienen?

Die neue Leistungssystematik unterscheidet in der sozialen Teilhabe nach qualifizierter und kompensatorischer Assistenz. Entsprechend ist der Personaleinsatz zu steuern und zu planen. In Kombination mit der Prozessdokumentation und Jahresdokumentation gilt dies als Nachweis.

Die Vorstellung, dass im ambulanten Bereich viele Menschen ohne Qualifikation eingesetzt werden, kann nicht geteilt werden.

Es wird in der sozialen Teilhabe nicht mehr nach ambulant und stationär unterschieden, sondern im Rahmen des Gesamtplans unter der Zielstellung (vollständige und teilweise Übernahme sowie Begleitung bzw. Befähigung, Anleitung, Übung) der individuelle Bedarf an kompensatorischer und qualifizierter Assistenz ermittelt. Die Anforderungen an die Qualifikation des Personals ergeben sich somit unabhängig vom Ort der Leistungserbringung und richten sich nach der Zielsetzung der Leistung. Qualifizierte Assistenz kann durch Fachkräfte, qualifizierte Hilfskräfte und kompensatorische Assistenz durch Fachkräfte, qualifizierte Hilfskräfte und sonstige Kräfte erbracht werden.

Zählt Personal, für das bspw. eine Ehrenamtspauschale gezahlt wird, zum Personalabgleich?

Grundsätzlich wird das Personal vom Personalabgleich erfasst, für welches dem Leistungserbringer Kosten entstehen und von welchem auch Leistungen ausweislich der geschlossenen Leistungsvereinbarung erbracht werden. Somit dann auch ehrenamtlich Tätige, wenn für diese Kosten entstehen – auch mittels Pauschale.

Ist es realistisch bei der aktuellen Personal- bzw. Arbeitsmarktsituation, punktgenaue Erfahrungsstufen bei der personellen Besetzung zum Prüfungskriterium zu machen?

Der LWV Hessen ist sich der Arbeitsmarktsituation und des bestehenden Fachkräftemangels durchaus bewusst. Es ist somit nachvollziehbar, wenn unterjährig hochpreisiges Personal ausscheidet und dafür günstigeres Personal eingestellt wird. Allerdings kann es nicht sein, dass im Rahmen einer prospektiven Einzelverhandlung ausschließlich hochpreisiges Personal mit uns verhandelt und refinanziert und im Rahmen einer Prüfung sich dann herausstellt, dass ausschließlich günstigeres Personal mit niedrigeren Erfahrungsstufen eingesetzt wird. Im Rahmen der Wirtschaftlichkeitsprüfung wird eine unterjährige Schwankung einhergehend mit von der Einzelverhandlung abweichenden Erfahrungsstufen entsprechend bei der Bewertung des Prüfergebnisses mit einbezogen. Auch kann es nicht sein, dass z. B. laut Leistungsvereinbarung 100% Sozialpädagoginnen und Sozialpädagogen vereinbart wurden, aber in der Prüfung festgestellt wird, dass 80% Erzieherinnen und Erzieher tätig sind.

Wer führt die Prüfungen durch? Der Leistungserbringer bei sich selbst oder der LWV Hessen?

Die Prüfungen werden durch den LWV Hessen durchgeführt. Der Leistungserbringer hat aber die Möglichkeit, seinen Dach-/Spitzenverband daran zu beteiligen.

Ist es möglich, dass nicht nur die Inhalte und Texte aus dem Rahmenvertrag vorgestellt werden, sondern konkretisiert wird, wie die Umsetzung im nächsten Jahr geplant ist?

Die Umsetzung der Prüfungen ist in den Folien der Power-Point-Präsentation sowohl zum Inhalt der Durchführung von Prüfungen als auch zum Verfahren der Durchführung von Prüfungen ausführlich und konkret beschrieben. Weiteres regeln auch die Rahmenverträge 2 und 3. Der LWV Hessen erarbeitet aktuell eine Planung zum Turnus der Prüfungen. Nach Vorliegen der ersten Erfahrungen wird die Planung konkretisiert.

Eine Prüfung (z. B. Qualifikation von Personal) wird somit zukünftig durch vier Institutionen erfolgen: 1. Betreuungs- und Pflegeaufsicht, 2. Zertifizierungsunternehmen nach DIN ISO, 3. LWV Hessen, 4. Wirtschaftsprüfungsunternehmen. Macht das Sinn?

Die Prüfinstanzen basieren auf den jeweils unterschiedlichen rechtlichen Grundlagen und Anforderungen. Die Prüfungen der Betreuungs- und Pflegeaufsicht ergeben sich aus dem jeweiligen gesetzlichen Prüfauftrag des HGBP und des SGB IX. In beiden Gesetzen ist geregelt, dass die Prüfinstitutionen zur Vermeidung von Doppelprüfungen zusammenarbeiten. Im Rahmen dieser Anforderung wird sich der LWV Hessen mit der Betreuungs- und Pflegeaufsicht abstimmen. Eine Zertifizierung nach DIN ISO wird durch den LWV Hessen nicht gefordert. Soll das Unternehmen weiterhin zertifiziert bleiben, dann sind Überprüfungen erforderlich. Wirtschaftsprüfer prüfen ganz andere Kriterien als die Qualitäts- und Wirtschaftlichkeitsprüfungen des LWV oder die ordnungsrechtlichen Prüfungen der HBPA.

Wie häufig bzw. in welchem zeitlichen Abstand sollen die Prüfungen in Zukunft stattfinden?

Hierzu kann aktuell keine Aussage getroffen werden, da sich der Prüfbereich beim LWV Hessen derzeit im Auf- und Ausbau befindet. Unabhängig davon werden die Leistungsträger keine Prüfintervalle bekannt geben, da sonst die bestehende Möglichkeit von Prüfungen ohne vorherige Ankündigung obsolet würde. Grundsätzlich sind die Prüfungen auf das notwendige Maß zu beschränken und regelhaft werden die Prüfungen auch rechtzeitig ausweislich des beschriebenen Verfahrens in den Rahmenverträgen 2 und 3 angekündigt.

Reicht die Vorlage der Unterlagen in digitaler Form oder Akteneinsicht bei der Prüfung vor Ort aus oder benötigen Sie Kopien?

Die Mitnahme von Originalunterlagen oder Gegenständen aus dem Betrieb des Leistungserbringers ist dem Träger der Eingliederungshilfe oder dem von ihm beauftragten Dritten bei einer Vor-Ort-Prüfung nicht gestattet. Im gegenseitigen Einvernehmen werden entsprechende Unterlagen in Kopie dem zuständigen Träger der Eingliederungshilfe zur Verfügung gestellt. Postalisch angeforderte Unterlagen sind entweder digital oder in Kopie zu übersenden.

Wird der gesamte Träger geprüft oder nur einzelne Einrichtungen des Trägers?

Es handelt sich nicht um eine Einrichtungsprüfung, sondern um die Prüfung der vertraglich vereinbarten Leistungen ausweislich der individuellen Leistungsvereinbarung.

Hat der Leistungsträger einen Anspruch auf Prüfung oder der Leistungserbringer eine Möglichkeit auf Beratung?

In erster Linie hat der Leistungserbringer eine Eigenverantwortung zur Sicherstellung der Wirtschaftlichkeit und Qualität seiner zu erbringenden und vereinbarten Leistungen. Wenn er feststellt, dass er die vereinbarte Wirtschaftlichkeit und/oder Qualität nicht (mehr) erbringen kann, muss er sich an den zuständigen Leistungsträger wenden. Der Leistungsträger hat eine gesetzlich eingeräumte Prüfpflicht und im Rahmen derer wird er den Leistungserbringer beraten, bevor im Dialog getroffene Maßnahmen umgesetzt werden. Der LWV berät im Rahmen seiner gesetzlich geregelten Aufgaben. Daneben stehen die Dachverbände ihren Mitgliedern beratend zur Seite. Des Weiteren gibt es auf dem Markt viele Institutionen, die im Rahmen von Wirtschaftlichkeit und Qualitätssicherung und -entwicklung beraten.

Was heißt regelmäßige Vorlage bezogen auf die Vorlage von Führungszeugnissen?

Durch den Leistungserbringer ist regelmäßig alle 5 Jahre Einsicht in die Führungszeugnisse seiner Mitarbeitenden zu nehmen. Für bestimmte Leistungen kann auch ein kürzerer Zeitraum vereinbart werden.

Benötigen Verwaltungsmitarbeitende ohne Klientenkontakt ein Führungszeugnis?

Wenn keinerlei Klientenkontakte stattfinden, dann wird kein Führungszeugnis gefordert. Fraglich ist, ob ein Klientenkontakt immer gänzlich ausgeschlossen werden kann.

Können Sie eine Aussage zum Trialog LWV-Leistungserbringer-Hessische Betreuungs- und Pflegeaufsicht im Rahmen der Überprüfungen treffen? Wird doppelt oder ergänzend geprüft?

Doppelprüfungen sollen vermieden werden. Deshalb soll der Leistungserbringer dem LWV Hessen Prüfunterlagen anderer gesetzlicher Prüfinstitutionen vorlegen, soweit die von den Prüfenden benannten Prüfungsgegenstände bereits von anderen gesetzlichen Prüfinstitutionen geprüft und bewertet worden sind. Insoweit wird ergänzend geprüft.

Wo liegt die Abgrenzung zu den Prüfungen, welche die Heimaufsicht regelmäßig durchführt?

Die Prüfung der Betreuungs- und Pflegeaufsicht hat ordnungsrechtlichen Charakter, während die Prüfung des LWV Hessen sozialrechtlichen Charakter hat. Der LWV Hessen prüft die Qualität und Wirtschaftlichkeit der vereinbarten Leistungen.

Die Kriterien der vorgestellten Qualitätsprüfungen scheinen denen der Audits durch Qualitätsprüfungsunternehmen im Rahmen einer bestehenden Zertifizierung zu entsprechen. Ist daran gedacht, Doppelstrukturen zu vermeiden?

Ein Zertifizierung ist eine besondere Form der Qualitätssicherung, welche durch einen unparteiischen Dritten durchgeführt wird. Sie weist die Erfüllung bestimmter Standards und Normen für Produkte oder Dienstleistungen nach. Diese Struktur ist unabhängig von den ordnungs- und sozialrechtlichen Qualitätsprüfungen von HBPA und LWV.

Die Unterlagen entsprechen denen, die auch die HAVS zur Prüfung benutzt. Ist die Doppelung gewollt?

Die Prüfungen der Betreuungs- und Pflegeaufsicht erfolgen in einem anderen rechtlichen Kontext und somit mit einer anderen Zielsetzung. Bei den erforderlichen Unterlagen gibt es teilweise Überschneidungen. Zur Vermeidung von Doppelprüfungen befinden sich LWV und Betreuungs- und Pflegeaufsicht in Abstimmung miteinander.

Kann auf eine Zertifizierung nach ISO 9001 verzichtet werden? Wenn ein QM betrieben wird, welches nur internen Charakter hat?

Eine Zertifizierung nach ISO 9001 wird vom LWV Hessen nicht gefordert bzw. vorgegeben.

Wer forscht aktuell am Thema Wirksamkeitsmessung und kann man sich als Träger der Forschung "zur Verfügung" stellen?

Zum Thema Wirkung und Wirksamkeit gibt es vielfältige Untersuchungen, Stellungnahmen und Forschungen. Ebenso zur Thematik der "Messung". Insbesondere in der Kinder- und Jungendhilfe, aber auch in der Eingliederungshilfe. Aktuell forschen der Deutsche Verein, die Bundesarbeitsgemeinschaft der überörtlichen Sozial- und Eingliederungshilfeträger und der Anthropoi Bundesverband. Die Deutsche Vereinigung für Rehabilitation hat die Wechselwirkung Wirkung und Wirksamkeit beschrieben, an dieser wurde sich bei den Verhandlungen zu den Rahmenverträgen orientiert. Dies ist zu unterscheiden zu Messverfahren. Es empfiehlt sich, mit den o.g. Institutionen Kontakt aufzunehmen, falls Interesse an einer Beteiligung an der Forschung besteht.

Wo laufen die Forschungsergebnisse zusammen?

Die Eingliederungshilfekommission wird sich mit den Ergebnissen beschäftigen, sobald neue Erkenntnisse vorliegen.

Mit welcher Methode wird die Wirksamkeit geprüft? Können Sie dazu noch einmal Ausführungen machen?

Die Überprüfung erfolgt bisher über die Abfrage der Struktur- und Prozessparameter im Rahmen der jährlichen Dokumentation. Dies stellt eine erste Annäherung an die Thematik dar. Es werden weitere wissenschaftliche Erkenntnisse abgewartet.

Ist die Vorhaltung eines extern zertifizierten QM-Sytems zwingend vorgeschrieben?

Nein, ein extern zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem ist für Eingliederungshilfeleistungen in Leistungsträgerschaft des LWV ausdrücklich nicht gefordert. Dennoch soll ein Qualitätssicherungssystem vorliegen. Der Leistungserbringer sollte anhand von Leitfäden, Checklisten, Verfahrensabläufen etc. glaubhaft darlegen können, dass Qualität strukturiert und systematisch gesichert wird. Sofern Sie jedoch Arbeitsmarktdienstleistungen oder Leistungen zum Berufsbildungsbereich erbringen, gelten die Zulassungsvoraussetzungen der Agentur für Arbeit und ist eine Zertifizierung Grundlage. Ebenso ist es möglich, dass es im Rahmen der Produktion Kunden gibt, die eine Zertifizierung fordern.

Was ist mit einem Prozessleitfaden zur Teilhabeplanung gemeint?

Damit ist die Beschreibung der Schritte im Prozesskreislauf gemeint. Der Prozesskreislauf stellt sicher, dass die Ergebnisse der Bedarfsermittlung in eine personenzentrierte Teilhabeplanung überführt und die Ergebnisse der Bedarfsfeststellung in konkrete Tätigkeiten umgesetzt und diese regelmäßig evaluiert werden.

Der Begriff Assessment ist für mich neu in der EGH, was ist hier darunter verstehen?

Assessment bezeichnet den Prozess der Bedarfsermittlung, der Einschätzung des Bedarfs unter Berücksichtigung von Ressourcen und Barrieren. Zur weiterführenden Beantwortung dieser Frage wird auf die Grundlagenschulung und die Schulung zur Dokumentation verwiesen.

Wie wird die Verbesserung der Lebensqualität objektiviert?

Die Verbesserung der individuellen Lebensqualität ist eine subjektive Einschätzung. Sie ist Teil der Ergebnisqualität und somit Gegenstand des Gesamtplanverfahrens und nicht Teil der Qualitäts- und Wirtschaftlichkeitsprüfungen.

Wie muss man das bei der Wirtschaftlichkeit verstehen, wenn im ambulanten betreuten Wohnen oder in der Tagesstätte mit einheitlichen Vergütungen (FLS bzw. Platzzahlfinanzierung) abgerechnet wird? Ein nicht wirtschaftliches Handeln ginge ja zu Lasten des Leistungserbringers.

Ein nicht wirtschaftliches Handeln ginge auch jetzt schon zu Lasten des Leistungserbringers und nicht erst nach der Umstellung ab 2023. Die pauschalierte Finanzierung im Betreuten Wohnen und in den Tagesstätten wird zum 01.07.2023 abgelöst und durch die qualifizierten und kompensatorischen Assistenz-Vergütungen ersetzt, welche zunächst budgetneutral umgestellt werden. Sofern einem Leistungserbringer seine Vergütungen nicht auskömmlich sind, steht es ihm frei, einzeln zu verhandeln.

Wie sind die Fahrtzeiten nachzuweisen, die in der Regel sehr unterschiedlich ausfallen, z. B. unter Lockdown-Bedingungen weit reduzierter ausfielen als davor?

Diese Frage wurde mitgenommen, da zunächst noch Leistungsträger-intern zu klären ist, wie die coronabedingten Veränderungen zu bewerten sind. Auch müssen noch einzelne rahmenvertragliche Unterlagen in weiteren Unterarbeitsgruppen erarbeitet werden, wo auch diese Frage mit zu bewerten ist. Unabhängig von der Klärung dieser Frage werden die Fahrtzeiten im Rahmen der jährlichen Dokumentation nur pauschal angegeben. Es ist keine darüber hinausgehende Dokumentation vereinbart.

Wenn die Fahrtzeiten im Einzelfall höher ausfallen als die Leistungszeit ist, wäre die Erbringung der LEISTUNG unwirtschaftlich. Was passiert dann?

Die Fahrtzeiten müssen sich an der Gesamtheit der erbrachten Leistungen orientieren, da die Wirtschaftlichkeit nicht am Einzelfall geprüft wird. In einer Gesamtbewertung kann ein Ergebnis sein, dass die Routenplanung optimiert werden muss. Da die Fahrtzeiten pauschaliert sind, liegen sie in Bezug auf die einzelne leistungsberechtigte Person mal darüber und mal darunter. Das ist das Wesen einer jeden Pauschale.

Was ist gemeint mit der Unterschreitung der personellen Ausstattung der kompensatorischen Assistenz von 5%, da die kompensatorische Assistenz doch spitz abgerechnet wird?

Die Leistungen werden spitz abgerechnet, nicht das Personal.

Beinhaltet die Toleranzgrenze von 8% bei der qualifizierten Assistenz auch die Krankheitszeiten von Personal?

Es ist davon auszugehen, dass bei längeren Krankheitszeiten das vorhandene Personal diesen Ausfall vorübergehend durch Überstunden und Mehrarbeit schultern wird, um den beschiedenen Leistungsumfang für die leistungsberechtigten Personen sicherzustellen. Bei einer Prüfung wird diesem Umstand selbstverständlich Rechnung getragen und entsprechend bewertet. Die Krankheitszeiten des Personals an sich werden bei der Nettojahresarbeitszeit berücksichtigt.

Von was werden die Toleranzgrenzen beim Personalabgleich in Höhe von 5% bzw. 8% errechnet?

Der Leistungserbringer hat hierbei nachzuweisen, dass die in Bezug auf die im Prüfungszeitraum bewilligten und erbrachten Leistungen erforderliche Personalausstattung tatsächlich bereitgestellt und entsprechend der Leistungsvereinbarung auch eingesetzt wurde. Wenn also z. B. 10.000 Leistungsstunden qualifizierte Assistenz bewilligt wurden, muss der Leistungsgerbringer zur Erbringung dieser bewilligten Leistungen bei einer Nettojahresarbeitszeit von 1.331 Stunden/VK insgesamt 7,5 VK vorhalten und gemäß der Leistungsvereinbarung einsetzen. Von diesen 7,5 VK errechnen sich ggf. die 8% Unterschreitung bzw. 5% bei kompensatorischen Leistungen.

Wirtschaftlichkeit beim ehemaligen BeWo – wenn keine Miete und Ausstattung in der Umrechnungsdatei erfasst worden sind. Womit sollen diese Kosten gedeckt werden?

Im Umstellungsverfahren werden die bisher vereinbarten Vergütungen und somit auch Miete und Ausstattung (in bisheriger landesweiter FLS inkludiert) budgetneutral umgestellt und berücksichtigt. 

Ist eine Wirtschaftlichkeitsprüfung der Kosten angebracht in Arbeitsgebieten, die über FLS (BeWo) bezahlt werden? Die aktuelle FLS legt bei knapp 70 EUR pro Stunde und die Kosten liegen vielleicht bei 69 EUR pro Stunde oder bei 71 EUR pro Stunde. Warum muss das der Leistungsträger prüfen? Oder wird hier nur geprüft, ob die Zahlungen des Leistungsträgers wirtschaftlich sind bezüglich der Entwicklung des Klienten?

Eine Wirtschaftlichkeitsprüfung kann unabhängig von der Frage, in welcher Form die Vergütungen gezahlt werden, durchgeführt werden. Also auch bei einer landesweiten pauschalen Fachleistungsstunde. Allerdings wird die pauschalierte Finanzierung im Betreuten Wohnen zum 01.07.2023 abgelöst und durch die qualifizierten und kompensatorischen Assistenz-Vergütungen ersetzt, welche zunächst budgetneutral umgestellt werden. Im Rahmen einer Prüfung interessiert es den Leistungsträger schon, ob ein Leistungserbringer ggf. defizitär tätig ist. In den dann folgenden Beratungsgesprächen sind im Dialog gemeinsam geeignete Lösungen zu finden. Umgekehrt darf ein Leistungserbringer natürlich auch angemessene Rücklagen bilden. Die Wirkung der Leistungen im Einzelfall ist nicht Gegenstand der Prüfungen.

Wie verhält es sich mit der wirtschaftlichen Angemessenheit im Versorgungsbereich? Insbesondere die Firmen Bosch, Telekom, Lenovo sowie Software-Anbieter sind teuer. Große Träger haben meistens auch keine billige Lösung im Einsatz, da auch andere Behörden die Themen wie Unternehmerpflichten, Arbeitsschutz, Datenschutz, Brandschutz etc. im Blick haben und die Anforderungen hier steigen. Deshalb ist die wirtschaftliche Angemessenheit hier schwierig zu bewerten.

Einer Wirtschaftlichkeitsprüfung ist regelhaft eine Einzelverhandlung vorausgegangen, in welcher die prospektiven Gestehungskosten plausibilisiert und vereinbart werden. Somit auch Kosten für den Versorgungsbereich. Die wirtschaftliche Angemessenheit wurde dabei z. B. durch einen externen Vergleich oder die Vorlage von Angeboten geprüft und bewertet. Nur weil einzelne Gegenstände teuer sind, müssen sie nicht zwingend wirtschaftlich unangemessen sein. Im Rahmen der Wirtschaftlichkeitsprüfung wird nachgelagert ein SOLL-IST/Abgleich durchgeführt.